W Białymstoku odbył się konwent wojewodów

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku jako pierwszy w Polsce zamienił dokument papierowy na elektroniczny, a teraz przekonuje do tego i uczy inne urzędy wojewódzkie. Obecnie system EZD (system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) stworzony przez informatyków z PUW wdrażany jest w ośmiu województwach. Jako że informatyczna ofensywa PUW nabiera rozmachu, można spodziewać się, że chętnych do EZD będzie znacznie więcej. A to dopiero początek e-ekspansji. PUW chce zachęcić do EZD również inne instytucje i urzędy administracji publicznej.

Od roku EZD jest podstawowym sposobem dokumentowania, załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. W tej chwili ponad połowa spraw prowadzonych jest wyłącznie w postaci elektronicznej. Podlaski Urząd Wojewódzki postawił na innowacyjność, ale wymagało to wielu ćwiczeń, szkoleń i przede wszystkim zmiany mentalności pracowników.

Teraz elektroniczny obieg dokumentów to przyjazna, łatwa i wygodna codzienność. Zwierzchnicy mają możliwość wglądu w akta spraw, na każdym jej etapie, co umożliwia przejrzystość pracy jednostki. Praca w systemie możliwa jest również poza siedzibą urzędu, co przyspiesza i ułatwia pracę kierownictwu, na przykład w trakcie delegacji. Obieg dokumentacji w formie elektronicznej jest szybszy, a dzięki temu rozpatrywanie spraw – sprawniejsze.

Oszczędności związane z wdrożeniem EZD w urzędzie z roku na rok są bardziej zauważalne. To przede wszystkim koszty wysyłek. Wysyłka jednego listu z potwierdzeniem otrzymania, to koszt ponad 5 zł. A takich listów w korespondencji seryjnej wysyła się setki. W systemie elektronicznym taka korespondencja nic nie kosztuje. To ogromne oszczędności. Jeśli dodać do tego zdecydowanie mniejsze zużycie papieru, to system EZD wypada super ekonomicznie

Źródło: Rzecznik Prasowy Wojewódy Podlaskiego