E-kolejki, rotacje pracowników i punkty obsługi dla petentów. Urzędnicy szykują się do zaleceń rządu

W Urzędzie Miejskim w Białymstoku bezpośrednia obsługa mieszkańców nadal jest możliwa, zaś o pracy zdalnej pracowników decydują dyrektorzy poszczególnych departamentów. Urzędnicy apelują, by osobiście mieszkańcy załatwiali tylko te niezbędne sprawy, a jeśli już wizyta w urzędzie jest konieczna, by przychodzić bez osób towarzyszących. Urząd działa z zachowaniem rygoru sanitarnego. Należy więc pamiętać o obowiązku zachowania dystansu społecznego (co najmniej 1,5 m), zakrywaniu ust i nosa maseczką oraz dezynfekcji rąk.

– Robimy wszystko, aby w tym trudnym czasie nasz urząd był jednak dostępny dla mieszkańców. Prosimy białostoczan o wyrozumiałość i przestrzeganie zasad reżimu sanitarnego – powiedział prezydent Tadeusz Truskolaski.

Ponadto magistrat zachęca mieszkańców, by korzystali z systemu umawiania wizyt e-kolejka, tak by wybierać konkretny dzień i godzinę, a dzięki temu uniknąć gromadzenia się. Jak tłumaczą urzędnicy, to nie tylko ograniczy niepotrzebny kontakt z ludźmi, ale i umożliwi szybkie załatwienie sprawy. Korzystając z e-kolejki można umówić wizytę w departamencie obsługi mieszkańców, architektury, finansów miasta (podatki), ochrony środowiska, skarbu i geodezji.

- Aby zarezerwować wizytę, wystarczy wybrać sprawę, a następnie zaznaczyć dzień i godzinę planowanej wizyty. Po wypełnieniu wszystkich pól i wybraniu przycisku „umów wizytę” wyświetli się potwierdzenie rezerwacji. Bilet należy odebrać w biletomacie 10 minut przed umówioną godziną. Warto wiedzieć, że system rezerwacji odnotowuje spóźnienie jako rezygnację. Prosimy osoby, które rezygnują z umówionej wizyty o jej wcześniejsze anulowanie. Przed umówieniem spotkania zachęcamy do przeczytania opisu procedury, aby wiedzieć, jakie dokumenty i załączniki są wymagane - wyjaśnia urzędnik Kamila Bogacewicz.

- W urzędzie marszałkowskim jest system pracy zdalnej i tam gdzie zachodzi taka potrzeba - w poszczególnych departamentach - jest ona na bieżąco wprowadzana wśród pracowników. Sytuacja jest stale monitorowana, co pozwala na szybką reakcję w związku ze zmieniająca się sytuacją epidemiologiczną - zapewnia Małgorzata Półtorek, z Urzędu Marszałkowskiego.

W Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim obowiązki z domu wypełnia ok. 25 proc. pracowników, ale część przebywa również na urlopach w związku z trwającymi feriami zimowymi. Jak zapewnia Kamila Ausztol z biura wojewody, wprowadzenie pracy zdalnej nie wpływa na zmianę obsługi petentów Urzędu. Ale mieszkańcy muszą się liczyć z utrudnieniami, bo w większości spraw - jak pozwolenia na pracę, Karta Polaka, obywatelstwo –wizyta w urzędzie jest możliwa tylko po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.

- Obsługa spraw paszportowych jest prowadzona na bieżąco – zachęcamy jednak do zarezerwowania terminu w systemie kolejkowym - dodaje Ausztol.

W łomżyńskim magistracie także wprowadzono rozwiązania w taki sposób, by nie ograniczać obsługi mieszkańców, chcących załatwić swoje urzędowe sprawy. Już od wtorku, 25 stycznia, urząd miejski częściowo przeszedł na pracę zdalną - rotacyjną.

- Została ona jednak tak zorganizowana, aby zapewnić ciągłość funkcjonowania Urzędu i płynne załatwianie wszystkich spraw mieszkańców – zapewnia Łukasz Czech z Kancelarii Prezydenta Miasta i wyjaśnia że zespoły pracowników wymiennie pracują zdalnie lub stacjonarnie tak, aby w razie wystąpienia takiej konieczności (np. objęcie kwarantanną części pracowników), każdy zespół w pełni realizował wszystkie zadania.

- Pracownicy przebywające aktualnie na pracy zdalnej wykonują konkretne zadania zlecone przez swojego bezpośredniego przełożonego - dodaje Czech.

W Suwałkach na razie urzędnicy pracują normalnie, ale sekretarz przygotowuje plan wdrożenia pracy zdalnej. Zmiany w organizacji pracy zostaną wprowadzone jeszcze w tym tygodniu.

- Plan mamy taki, by wydziały, które bezpośrednio obsługują mieszkańców, pracowały bez zmian, a wydziały które nie obsługują petentów, a zajmują się np. przetwarzaniem dokumentów, mogły przejść na pracę zdalną. Tutaj jednak decyzja będzie należała do naczelnika danego wydziału, czy skieruje pracownika na pracę zdalną czy też nie - mówi Kamil Sznel z Urzędu Miasta w Suwałkach i podkreśla, że urząd jest dobrze zabezpieczony w pleksy, systemy kolejkowe i obsługa jest bezpieczna.

Problemy z wykonaniem rządowego zalecenia pracy zdalnej mają mniejsze urzędy, jak np. w Szczuczynie, gdzie na stałe zatrudnionych jest 25 osób.

- Chcąc zachować względy bezpieczeństwa, nie możemy zastosować w praktyce rządowego zalecenia pracy zdalnej. U nas jeden pracownik zajmuje się kilkoma różnymi tematami i trudno o jego zastępstwo. Stąd praca zdalna w znacznym stopniu dezorganizuje, żeby nie powiedzieć uniemożliwia sprawne funkcjonowanie Urzędu. Dlatego podjąłem decyzję o wprowadzeniu czasowej zmiany w sposobie obsługi petentów - tłumaczy Artur Kuczyński, burmistrz Szczuczyna.

Dlatego, od 24 stycznia br., bez ograniczeń osobiście będzie odbywała się obsługa osób zaszczepionych, po okazaniu certyfikatu potwierdzającego ten fakt oraz ozdrowieńców, po okazaniu zaświadczenia nie dłużej niż 3 miesiące po przejściu choroby. Osoby niezaszczepione będą zaś obsługiwane wyłącznie w punkcie obsługi na parterze budynku Urzędu. Ponadto po wejściu do budynku należy zachować wszystkie nakazane prawem środki ostrożności: maseczka, dezynfekcja rąk oraz zachowanie dystansu.

- Nie odmawiamy, nie segregujemy, nie ograniczamy. Dbamy o bezpieczeństwo mieszkańców i nas samych, aby ewentualne masowe zwolnienia chorobowe nie zdezorganizowały pracy urzędu. Szanuję zdanie innych osób i proszę o uszanowanie mojej decyzji. Muszę postępować według ustalonych zasad, zdobytej przeze mnie wiedzy i doświadczenia, które wskazują mi sposób postępowania w obecnej sytuacji. Zaręczam, iż dołożymy wszelkich starań, by wprowadzone zmiany nie oznaczały pogorszenia jakości naszej pracy i państwa obsługi. Rzecz jasna wprowadzone zmiany mają charakter tymczasowy i zostaną przeze mnie odwołane wraz z poprawą sytuacji pandemicznej - mówi włodarz Kuczyński i liczy na zrozumienie mieszkańców.